Project management Kya Hai ? in Hindi

What is Project management in Hindi? -Its Importance, Advantages and Disadvantages

Project Management- परियोजना प्रबंधन 

विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने और निर्दिष्ट समय पर विशिष्ट सफलता मानदंडों को पूरा करने के लिए एक टीम के काम को शुरू करने, योजना बनाने, निष्पादित करने, नियंत्रित करने और बंद करने का अभ्यास है। परियोजना प्रबंधन की प्राथमिक चुनौती दी गई बाधाओं के भीतर परियोजना के सभी लक्ष्यों को प्राप्त करना है।

परियोजना प्रबंधन परियोजना आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए परियोजना गतिविधियों के लिए ज्ञान, कौशल, उपकरण और तकनीकों का अनुप्रयोग है।

परियोजना प्रबंधन के प्रकार (Types of Project Management)

कुछ उद्योगों या प्रकार की परियोजनाओं की विशिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए कई प्रकार के परियोजना प्रबंधन विकसित किए गए हैं। उनमे शामिल है:

झरना परियोजना प्रबंधन (Waterfall Project Management)

यह पारंपरिक परियोजना प्रबंधन के समान है, लेकिन इसमें यह भी शामिल है कि प्रत्येक कार्य को अगले एक शुरू होने से पहले पूरा करने की आवश्यकता है। चरण रैखिक होते हैं और प्रगति एक दिशा में बहती है - झरने की तरह। इस वजह से, इस तरह के प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में टास्क सीक्वेंस और टाइमलाइन पर ध्यान देना बहुत जरूरी है। अक्सर, प्रोजेक्ट पर काम करने वाली टीम का आकार बढ़ेगा क्योंकि छोटे कार्य पूरे होंगे और बड़े कार्य शुरू होंगे।

फुर्तीली परियोजना प्रबंधन (Agile Project Management)

कंप्यूटर सॉफ्टवेयर उद्योग इस पद्धति का उपयोग करने वाले पहले में से एक था। एजाइल मेनिफेस्टो के 12 मुख्य सिद्धांतों में मूल आधार के साथ, फुर्तीली परियोजना प्रबंधन एक पुनरावृत्त प्रक्रिया है जो सतत निगरानी और डिलिवरेबल्स के सुधार पर केंद्रित है। इसके मूल में, उच्च-गुणवत्ता वाले डिलिवरेबल्स ग्राहक मूल्य प्रदान करने, टीम इंटरैक्शन और वर्तमान व्यावसायिक परिस्थितियों को अपनाने का एक परिणाम हैं।

फुर्तीली परियोजना प्रबंधन एक क्रमिक चरण-दर-चरण दृष्टिकोण का पालन नहीं करता है। इसके बजाय, परियोजना के चरणों को एक संगठन में विभिन्न टीम के सदस्यों द्वारा एक दूसरे के समानांतर में पूरा किया जाता है। यह दृष्टिकोण पूरी प्रक्रिया को पुनरारंभ किए बिना त्रुटियों को ढूंढ और सुधार सकता है।

लीन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट (Lean Project Management)

यह पद्धति सभी समय और संसाधनों की बर्बादी से बचने के बारे में है। इस पद्धति के सिद्धांतों को जापानी विनिर्माण प्रथाओं से चमकाया गया था। उनके पीछे मुख्य विचार कम संसाधनों वाले ग्राहकों के लिए अधिक मूल्य बनाना है।

परियोजना प्रबंधन का महत्व (Importance of Project Management)

एक परियोजना का प्रबंधन अधिक बार कौशल और क्षमताओं वाले लोगों की एक टीम की आवश्यकता नहीं होती है जो एक दूसरे के पूरक हैं और परियोजना के लक्ष्य तक पहुंचने के लिए काम करने में मदद करते हैं। टीम, परियोजना प्रबंधक के साथ, परियोजना प्रगति की योजना, आयोजन और निगरानी के लिए जिम्मेदार है। कोई भी परियोजना प्रबंधन पेशेवर आपको बताएगा कि प्रत्येक परियोजना एक परियोजना के जीवन चक्र और कुछ परियोजना प्रबंधन चरणों का पालन करती है जो इसे शुरू से अंत तक लाती है। परियोजनाएं केवल संसाधनों और सामग्रियों को तैयार करने की तुलना में बहुत अधिक हैं और प्रबंधन के गहन तत्व की आवश्यकता होती है।

परियोजना प्रबंधन अधिग्रहण करने के लिए एक कठिन कौशल हो सकता है, लेकिन सबसे निश्चित रूप से इसके लाभ के साथ आता है और यह कौशल सीखने में अपना समय लगाने के लिए अच्छी तरह से लायक है। परियोजना प्रबंधन निम्नलिखित कारणों से महत्वपूर्ण है:

• शुरू होने से पहले परियोजना की योजना को स्पष्ट रूप से परिभाषित करता है: परियोजना प्रबंधन में योजना के महत्व को नजरअंदाज नहीं किया जा सकता है। अधिक जटिल परियोजना, अराजकता के लिए अधिक गुंजाइश है। परियोजना प्रबंधन के प्राथमिक कार्यों में से एक परियोजना की स्पष्ट योजना को शुरू से अंत तक मैप करके अराजकता को दूर करना है।
• एक सहमत कार्यक्रम और योजना स्थापित करता है: अनुसूचियां देरी या अतिरंजना को खत्म करने में मदद करती हैं और परियोजना से जुड़े सभी लोगों के लिए एक योजना प्रदान की जाती हैं।
• टीम वर्क के लिए एक आधार बनाता है: लोगों को एक परियोजना पर एक टीम में काम करने की आवश्यकता होती है। यह ज्ञान और कौशल के साझाकरण और समर्थन के माध्यम से टीम के तालमेल लाभों के कारण है। इस तरह से लोगों को एक साथ लाना टीम के सदस्यों को एक सफल परियोजना पर सहयोग करने के लिए प्रेरित करता है।
• संसाधनों को अधिकतम किया जाता है: मानव और वित्तीय संसाधन दोनों महंगे होते हैं। प्रोजेक्ट ट्रैकिंग और प्रोजेक्ट जोखिम प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि सभी संसाधनों का कुशलता से उपयोग किया जाए और आर्थिक रूप से इसका हिसाब रखा जाए।
• एकीकरण के प्रबंधन में मदद करता है: एक संगठन के भीतर पूरी होने वाली परियोजनाएं आम तौर पर व्यापक व्यावसायिक प्रक्रियाओं और प्रणालियों के साथ एकीकृत होती हैं। एकीकरण परियोजनाओं और उनके प्रबंधन का मूल्य पहलू बनाता है।
• लागतों पर नियंत्रण रखने में मदद करता है: परियोजना के दायरे के आधार पर, कुछ परियोजनाएं संगठनों को महत्वपूर्ण लागतों का लाभ उठा सकती हैं। इसलिए जरूरी है कि बजट बनाकर रखें और खर्च पर नियंत्रण रखें। परियोजना प्रबंधन बजट अतिदेय के जोखिम को बहुत कम करता है।
• परिवर्तन को प्रबंधित करने में मदद करता है: आज, पहले से कहीं अधिक, परिवर्तन एक ऐसी चीज है जिसका सभी संगठन सामना करते हैं। परियोजनाएं, उनके चलने के दौरान, परिवर्तन का भी सामना करती हैं और मूल योजना से ऐसे विचलन का सामना करने के लिए तैयार रहना चाहिए। परियोजना प्रबंधन प्रभावी परिवर्तन प्रबंधन की अनुमति देता है और इसे एक जटिल कार्य से कम बनाता है।
• गुणवत्ता का निरंतर प्रबंधन किया जाता है: पहले से कहीं अधिक, गुणवत्ता परिणामों का उत्पादन करना महत्वपूर्ण है। परियोजना प्रबंधन गुणवत्ता की पहचान, प्रबंधन और नियंत्रण में मदद करता है। गुणवत्ता के परिणाम ग्राहकों को खुश करते हैं, जो सभी के लिए एक जीत की स्थिति है।
• ज्ञान: व्यवसाय जितनी अधिक परियोजनाएँ करता है, उतना ही अधिक ज्ञान वह समय के साथ प्राप्त करेगा। यह किसी भी व्यवसाय के लिए एक संपत्ति के रूप में काम करेगा और परियोजना प्रबंधन ज्ञान को पकड़ने और बनाए रखने में मदद करता है।
• सीखने का अवसर बनाता है: कभी-कभी, परियोजनाएं पूरी तरह से और दूसरी बार काम करती हैं, परियोजना बुरी तरह से विफल हो जाती है। किसी भी तरह, पिछले अनुभव से बहुत कुछ सीखा जा सकता है और भविष्य में अतीत की गलतियों से बचा जा सकता है। परियोजना प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि इन पाठों को भविष्य में सीखा और लागू किया जाए।

परियोजना प्रबंधन के लाभ (Advantages of project management)

परियोजना प्रबंधन एक शक्तिशाली व्यवसाय उपकरण है जो सभी आकारों के व्यवसायों को कई फायदे पहुंचा सकता है। यह आपको लोगों, और आपकी परियोजनाओं में शामिल कार्यों का प्रबंधन करने में मदद करने के लिए दोहराए जाने योग्य प्रक्रिया, दिशानिर्देश और तकनीक देता है। यह आपकी सफलता की संभावनाओं को बढ़ा सकता है और आपको समय और बजट पर लगातार, कुशलता से परियोजनाओं को वितरित करने में मदद करता है।

परियोजना प्रबंधन का मुख्य लाभ यह है कि आपको अपनी परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलती है, जिससे आप समस्याओं को अधिक तेज़ी से हल कर सकते हैं। किसी प्रोजेक्ट को प्रबंधित करने में समय और पैसा लगता है, हालांकि अच्छी प्रथाओं का पालन करने से आपको मदद मिल सकती है:

• वांछित परिणाम प्राप्त करने की अपनी संभावनाओं में सुधार करें
• अपनी परियोजना पर एक नया दृष्टिकोण हासिल करें, और यह आपकी व्यावसायिक रणनीति के साथ कैसे फिट बैठता है
• अपने व्यवसाय के संसाधनों को प्राथमिकता दें और उनका कुशल उपयोग सुनिश्चित करें
• शुरू से ही दायरा, समय और बजट निर्धारित करें
• समय पर रहें और बजट के लिए लागत और संसाधन रखें
• उत्पादकता और काम की गुणवत्ता में सुधार
• कर्मचारियों, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के बीच निरंतर संचार को प्रोत्साहित करें
• परियोजना के हितधारकों की विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करना
• किसी परियोजना के विफल होने के जोखिमों को कम करें
• ग्राहकों की संतुष्टि में वृद्धि
• एक प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करें और अपनी निचली रेखा को बढ़ावा दें

परियोजना प्रबंधन के नुकसान (Disadvantages of Project Management )

यदि किसी प्रोजेक्ट मैनेजर के पास सही अनुभव या ज्ञान नहीं है, तो बहुत सारी समस्याएं पैदा हो सकती हैं। संसाधनों का नुकसान, शेड्यूलिंग समस्याएं, सुरक्षा मुद्दे और पारस्परिक संघर्ष परियोजना प्रबंधन के प्रमुख नुकसान हैं। इसके अतिरिक्त, आपका संगठन कार्य को पूरा करने के लिए आउटसोर्सिंग या परियोजना को पूरा करने के लिए नए कर्मचारियों को काम पर रखने के द्वारा उच्च लागत को लागू कर सकता है। कभी-कभी, परियोजना प्रबंधन आपके दैनिक कार्यों में हस्तक्षेप कर सकता है या अत्यधिक गलत हो सकता है।

ऊंची कीमतें (High Costs)

यदि आप एक परियोजना प्रबंधक को काम पर रख रहे हैं, तो विशेष सॉफ़्टवेयर में निवेश करने की अपेक्षा करें। इन कार्यक्रमों को लागू करना महंगा और मुश्किल हो सकता है। चूंकि आपकी टीम उनका भी उपयोग करेगी, इसलिए उन्हें प्रशिक्षण की आवश्यकता हो सकती है। अपनी आवश्यकताओं के आधार पर, आपको किसी परियोजना में मदद करने के लिए विषय विशेषज्ञ या विशेषज्ञों को नियुक्त करना पड़ सकता है। अक्सर, हितधारकों से उन विशेषताओं को शामिल करने के लिए एक धक्का होगा जो शुरू में योजनाबद्ध नहीं थे। ये सभी मुद्दे किसी परियोजना की लागत को जल्दी से जोड़ सकते हैं।

बढ़ी हुई जटिलता (Increased Complexity)

परियोजना प्रबंधन कई चरणों के साथ एक जटिल प्रक्रिया है। कुछ विशेषज्ञों में हर प्रक्रिया को जटिल बनाने की प्रवृत्ति होती है, जो आपकी टीम को भ्रमित कर सकती है और परियोजना के वितरण में देरी का कारण बन सकती है। वे अपनी योजनाओं में कठोर या सटीक भी बन सकते हैं, जिससे संगठन के भीतर तनावपूर्ण वातावरण बन सकता है। आमतौर पर, बड़े दायरे वाली परियोजनाएं वितरित करने के लिए अधिक जटिल होंगी, खासकर अगर परियोजना पर काम करने के लिए पूरी तरह से समर्पित टीम नहीं है। क्रॉस-फ़ंक्शनल टीम के सदस्य अपने दैनिक कार्य में पिछड़ सकते हैं, जिससे जटिलता की एक और परत जुड़ जाएगी।

संचार ओवरहेड (Communication Overhead)

जब आप किसी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम को हायर करते हैं, तो नए कर्मचारी आपकी कंपनी से जुड़ते हैं। यह संचार की एक अतिरिक्त परत जोड़ता है और हमेशा आपकी संगठनात्मक संस्कृति से मेल नहीं खा सकता है। इसलिए विशेषज्ञ आपकी टीम को यथासंभव छोटा रखने की सलाह देते हैं। एक टीम जितनी बड़ी होगी, संचार ओवरहेड उतना ही अधिक होगा। कभी-कभी, एक परियोजना के लिए एक बड़ी टीम की आवश्यकता होती है, इसलिए परियोजना प्रबंधकों को ढूंढना महत्वपूर्ण है जिनके पास विभिन्न प्रकार के लोगों में मजबूत संचार कौशल है।

रचनात्मकता का अभाव (Lack of Creativity)

कभी-कभी, परियोजना प्रबंधन रचनात्मकता के लिए बहुत कम या कोई जगह नहीं छोड़ता है। टीम के नेता या तो प्रबंधन प्रक्रियाओं पर अत्यधिक ध्यान केंद्रित करते हैं या सख्त समय सीमा तय करते हैं, जिससे उनके कर्मचारी सख्त मापदंडों के भीतर काम करने के लिए मजबूर हो जाते हैं। यह रचनात्मक सोच को हतोत्साहित कर सकता है और नवाचार को बाधित कर सकता है जिससे परियोजना को लाभ मिल सकता है। प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए यह जानना महत्वपूर्ण है कि रचनात्मकता को कब प्रेरित करना है और कब प्रोजेक्ट योजना का सख्ती से पालन करना है।

Project management processes fall into five groups:

• Initiating
• Planning
• Executing
• Monitoring and Controlling
• Closing

Project management knowledge draws on ten areas:

• Integration
• Scope
• Time
• Cost
• Quality
• Procurement
• Human resources
• Communications
• Risk management
• Stakeholder management